Cara Memfasilitasi Pekerja Akademisi dengan Kerja Remote yang Efektif

Source: unsplash.com

Organisasi yang baik terbentuk dari visi dan misi yang jelas. Organisasi yang baik juga harus memfasilitasi kebutuhan dan layanan anggotanya untuk memaksimalkan pengetahuan yang masif. Dalam memaksimalkan pengetahuan dan sumber daya anggotanya, organisasi memiliki ruang fleksibilitas. Guna memaksimalkan pengetahuan anggotanya,  sistem pengoperasian organisasi dapat dilakukan secara langsung maupun virtual atau disebut dengan kerja remote (jarak jauh).

Kerja remote atau teleworking merupakan sistem berkerja yang dapat diselesaikan tanpa pergi ke kantor. Saat ini, kerja remote menjadi hal umum dalam suatu organisasi atau perusahaan. Manfaat dari kerja remote dapat mengurangi kemacetan dan polusi udara akibat hasil dari pembakaran mesin kendaraan yang banyak digunakan saat jam berangkat dan pulang kerja. Namun, hal ini memiliki tantangan tersendiri mengenai perkembangan pengetahuan anggotanya. “Dengan kerja jarak jauh, kita kehilangan percakapan secara intensif dalam pertemuan informal maupun secara langsung, dimana pengetahuan diutarakan secara langsung di dalamnya”, ujar Stan Garfield, seorang penulis manajemen pengetahuan, pembicara, dan pemimpin komunitas. “Ada kesulitan dalam membangun hubungan saling percaya dan berbagi pengetahuan di masa depan.” tambahnya.

Selain itu komunikasi secara langsung menjadi terbatas dan kurang intensif pada para pekerja. Hal ini dikarenakan adanya keterbatasan berinteraksi dalam kerja remote. Lingkungan teleworking dibagi menjadi tiga aturan, yakni pekerja itu sendiri, peralatan atau perlengkapan bekerja, dan keamanan. Namun, ada beberapa tips agar kerja remote berjalan efektif dan dapat diterapkan oleh pekerja, khususnya di sektor pendidikan. Berikut ini tips yang dapat membantu saat kerja remote untuk pekerja akademisi.

• Memaksimalkan Mode Jaringan ESN

Jaringan sosial perusahaan atau Excellent Strategy of Network (ESN) merupakan suatu platform internal perusahaan yang memfasilitasi pekerjanya untuk menciptakan komunikasi yang aktif dan efektif. Platform yang digunakan untuk ESN ini adalah Microsoft Yammer, Salesforce Chatter, dan Slack. Platform tersebut mirip dengan Facebook tetapi dirancang khusus dengan mempertimbangkan suatu organisasi/perusahaan/lembaga. Fitur yang disediakan platform ESN memberikan berbagai manfaat bagi para pekerja akademisi. Salah satu manfaatnya yakni memudahkan mereka untuk mengembangkan pengetahuannya di bidang akademisi dan membagikan pengetahuannya melalui fitur berbagi file, mengirim pesan, memulai topik tentang ide kerja baru, dan mengakses repository kerja dalam lingkup pendidikan, misalnya sekolah.

• Membuat Dasar Pengetahuan Internal Bagi Pekerja

Organisasi yang baik harus memudahkan para pekerjanya untuk mengakses sumber daya dan kesempatan berbagi pengetahuan agar mereka berkembang. Hal ini selaras dengan tuturan Garfield, seorang ahli manajemen yang mengungkap bahwa “pastikan sumber daya tersedia secara online dan dapat digunakan kapan saja. Menyediakan repository pengetahuan dan perpustakaan dokumen sebagai proses kontribusi dan pemeliharaan.” Karenanya untuk membuat dasar pengetahuan internal yang masif dalam perusahaan dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Menyimpan arsip meeting seperti merekam dan mengunggah semua presentasi, webinar, dan sesi pelatihan Anda.
2. Membuat konten pengetahuan, seperti posting blog tentang topik pengembangan profesional.
3. Mengunggah sumber daya internal, seperti dokumen orientasi dan pertanyaan yang diajukan atau Frequently Asked Question (FAQ).
4. Membagikan sumber pengetahuan seperti artikel, kursus online, dan presentasi yang akan mengembangkan pola pikir pekerja.
5. Menggunakan perangkat lunak manajemen pengetahuan sebagai penghubung pusat bagi para pekerja. Perangkat ini memungkinkan pekerja untuk menyimpan, mengkategorikan, dan menandai semua konten di situs akademisi. Selain itu, Garfield merekomendasikan agar organisasi mengajak para pekerjanya untuk berhubungan secara internal melalui email atau saluran yang sejenis guna membangun hubungan emosional satu sama lain.  

• Membangun Budaya Berbagi Pengetahuan di Lingkup Pekerja

Kondisi kerja yang harmonis adalah organisasi yang telah sukses membangun kedekatan dengan sesama rekan kerja untuk saling berbagi dan berkolaborasi pengetahuan. Dalam upaya berbagi pengetahuan antar pekerja, mereka dapat mengalokasikan waktu untuk mengenal satu sama lain. Berikut ada beberapa saran dari Garfield untuk berbagi pengetahuan secara remote. 

• Pertemuan Rapat Virtual

Dalam pertemuan rapat virtual ini seluruh pekerja dan para pemimpin saling berbagi informasi penting. Hal ini berkaitan dengan persoalan kerja yang komprehensif pada suatu lembaga akademisi. Pembahasan dalam sesi rapat ini lebih bersifat formal. Hal yang dibahas biasanya terkait ekosistem dan problematika pada lingkungan pendidikan. Jadi pada suatu forum tersebut ada beberapa sesi untuk pengembangan suatu lembaga atau organisasi pendidikan.

• Obrolan Kopi

Sekarang budaya ngopi menjadi hal paling trend di kalangan semua orang, termasuk di kalangan rekan kerja. Sesi pertemuan ini bisa diisi dengan saling berbagi keahlian mereka dan cenderung bersifat informal. Dalam pertemuan ini juga cenderung lebih santai dan mendekatkan koneksi antar rekan kerja. Selain lebih mengenal satu sama lain, sesi ini bisa menjalin kedekatan yang harmonis dalam menjalankan tugas masing-masing agar lebih masif.

• Pertemuan Untuk Bantuan Sejawat Lingkup Sekolah

Pada sesi ini mempertemukan antara tim akademisi seperti guru dan dosen yang sedang mengerjakan sebuah proyek maupun yang sudah berpengalaman di bidang pendidikan. Pembahasan pada sesi tersebut bisa diisi dengan topik pengembangan diri bagi para pekerja, seperti pengembangan kemampuan personal maupun interpersonal guna mendukung proses mengajar atau kemampuan akademisi yang lain.

Selain pertemuan antar tim akademisi, berbagi pengetahuan juga dapat dilakukan secara remote. Berbagi pengetahuan dapat dilakukan melalui strategi gamification, yakni karyawan mendapatkan layanan pengetahuan setiap kali mereka melakukan tugas tertentu. Selain itu organisasi juga bisa memberikan feedback berupa penghargaan bagi mereka yang aktif membagikan pengetahuan, seperti mengunggah informasi seputar pendidikan di platform ESN, menyumbangkan ide, atau sekadar menandai konten di repository. Dengan cara-cara tersebut akan berdampak pada siklus kerja yang baik dan menghasilkan lingkungan kerja yang masif untuk menguatkan kolaborasi dalam mencapai tujuan bersama.

Referensi: 

Boell, S., Cecez, K., & Campbell, J. 2014. “Telework and The Nature of Work: An Assessment of Different Aspects of Work and The Role of Technology.” Twenty Second European Conf, . Tersedia dalam https://associationsnow.com/2021/05/how-to-facilitate-knowledge-sharing-in-remote-work/ 

https://unsplash.com/photos/HJgaV1qjHS0 

Ye, L. R. 2012. “Telecommuting: Implementation for Success.” International Journal of Business and Social Science, Vol. 3(15). Hlm: 20-29. Tersedia dalam http://ijbssnet.com/journals/Vol_3_No_15_August_2012/4.pdf 

Penulis: Mulia Yustika Sari

Editor: Annisa Fitriani